Każda firma z czasem gromadzi coraz większą liczbę dokumentów. Początkowo wystarczy kilka folderów na komputerze, ale wraz z rozwojem działalności pojawiają się kolejne faktury, umowy, projekty, raporty i pliki przesyłane przez pracowników.

Samo przechowywanie dokumentów nie jest jednak najważniejsze. Równie istotne jest to, aby można było szybko odnaleźć potrzebną informację i wiedzieć, kto ma dostęp do danego dokumentu.

Czym jest cyfrowa archiwizacja?

Cyfrowa archiwizacja polega na uporządkowanym przechowywaniu dokumentów w środowisku elektronicznym. Zamiast wielu papierowych segregatorów lub przypadkowych folderów powstaje uporządkowane repozytorium.

Systemy klasy DMS mogą łączyć archiwizację z wyszukiwaniem, kontrolą dostępu, wersjonowaniem oraz elektronicznym obiegiem dokumentów.

Nie wystarczy wrzucić plików do jednego folderu

Na pierwszy rzut oka wystarczyłby wspólny folder na dysku. W praktyce takie rozwiązanie szybko zaczyna sprawiać problemy.

Co zrobić, gdy kilka osób pracuje nad tym samym dokumentem? Jak znaleźć umowę sprzed dwóch lat? Co w przypadku przypadkowego nadpisania pliku?

Dlatego profesjonalny system zarządzania dokumentacją powinien zapewniać nie tylko miejsce na pliki, ale także mechanizmy ich organizacji.

Wyszukiwanie dokumentów

Jedną z najważniejszych funkcji cyfrowego archiwum jest możliwość szybkiego odnalezienia konkretnego pliku.

W LOV111VOL dokumenty można wyszukiwać między innymi za pomocą tagów i filtrów. System oferuje również centralne repozytorium oraz obsługę różnych formatów plików, w tym PDF, Word, Excel i JPG.

Ma to znaczenie szczególnie wtedy, gdy firma posiada setki lub tysiące dokumentów.

Bezpieczeństwo i uprawnienia

Archiwum firmowe często zawiera informacje, do których nie każdy pracownik powinien mieć dostęp. Umowy, dokumenty finansowe czy materiały projektowe mogą wymagać ograniczenia dostępu.

Dlatego ważnym elementem systemu DMS są uprawnienia użytkowników. Możliwość określenia, kto może przeglądać, edytować lub udostępniać określone materiały pomaga uporządkować sposób pracy z dokumentacją.

LOV111VOL oferuje zarządzanie uprawnieniami oraz różne modele cyfrowych segregatorów, w tym prywatne, publiczne i hybrydowe.

Archiwizacja jako część codziennej pracy

Dobrze zorganizowane archiwum nie powinno być miejscem, do którego zagląda się dopiero wtedy, gdy trzeba znaleźć stary dokument. Powinno być częścią codziennego sposobu pracy firmy.

Dokument trafia do odpowiedniego miejsca, zostaje opisany, a następnie może być łatwo odnaleziony przez uprawnionego pracownika.

Takie podejście pozwala ograniczyć chaos i sprawia, że firmowa dokumentacja staje się rzeczywistym zasobem, a nie kolejną stertą plików.

Jaki program wybrać?

Przy wyborze rozwiązania warto zwrócić uwagę przede wszystkim na sposób wyszukiwania dokumentów, historię zmian, uprawnienia, obsługiwane formaty oraz możliwość pracy zespołowej.

Dobrym punktem wyjścia może być program do zarządzania dokumentami LOV111VOL, który łączy funkcje cyfrowego archiwum, organizacji dokumentów, wersjonowania i współpracy.

Więcej informacji można znaleźć tutaj: program do zarządzania dokumentami.